課題内容
当社の最大の課題は、商品アイテムが多く、また、パーツの点数が数百に及び、在庫の確認と受発注状況の連携が 重要になってきています。現在はエクセルで管理していますが、一つのブックに表は収まらずいくつものブックにまたがっ ているためリンクさせている状況であります。正確性が必要であり、エクセルをさらに効率よく活用を図るか、或いは新たにアクセスを利用すべきかを検討中です。併せて多くの従業員が利用できるシステムにしたいと考えています。つきましては、エクセルやアクセス等を使った受発注管理システムの構築にお詳しい方に支援をお願いしたいと存じま す。
打ち合わせ
１）今回の支援依頼についての目的及び進め方についての説明を行い、支援企業の課題確認を行った。
２）現在、在庫管理についてエクセルで行っている業務をシステム化するための前提であるデータ整備について、どう進めるべきかヒアリング調査を行った。
３）在庫管理をシステム化する場合の、業務範囲や対象となるデータ移行について、今後機能調査及び機能分析が必要であることを説明しながら確認を行った。
４）現行業務をシステム化した場合のイメージがわかるように、サンプルとして作成したアクセス画面をお見せして確認を行った。
お客様への依頼
１）システム化を進めるかどうかの前提として、今回の支援課題である商品アイテム及びパーツの種類のケース分け、洗い出しと整理がまず必要となることを理解していただき、品目の整理を支援企業にお願いしました。
２）在庫管理の課題を解決する上で、システム構築した場合の業務オペレーションを考慮する必要があり、どこまでの業務範囲とするのかをご理解していただき、支援対象の範囲を明確にしていただくようお願いしました。
進め方
１）支援課題の要件定義
今回の支援課題である、在庫管理を進めるにあたり実業務に加えて管理業務が必要であり、現在は社長ご自身が一人で管理されているのが現状である。繁忙期を迎え管理＋実業務をこなすのには無理があると思われる。エクセルにおいても、品目数が多岐に渡り項目間でのデータリンクにも限界があり維持運用するにも大変な労力がかかっているのが課題と考えられる。この支援課題のアプローチとして、まずは要件定義を進める必要があり方法として、下記が候補となる。
１：現状分析型（現状業務の課題・ニーズを洗い出し改善）
２：仮説検証型（客観的にあるべき姿から解決策を導く）
３：パッケージ導入型（市販パッケージが実装しているプロセスから解決策を導く）
今回の支援にあたり、システム構築する場合は、パッケージが持っている業務プロセスをベースに現行業務の機能調査及び分析を進めながら、プロトタイプを構築して実際に支援企業に実機検証していただくアプローチが最善と思われる。この検証を通して、業務機能の過不足や業務パターンに問題がないか進めることが重要である。